Jetzt redet der Chef!

Susanne Westphals Tipps für die richtige Kommunikation im Unternehmen.

Von Susanne Westphal

Unsicherheit und Angst grassieren in den Unternehmen. Der Grund: Jeder fragt sich, wie sicher sein Arbeitsplatz ist - und das Management informiert zu wenig. Das führt dazu, dass Gerüchte leichtes Spiel haben. Untersuchungen haben gezeigt: Sobald Topmanager sich stärker darum kümmern, ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, arbeiten die Teams automatisch motivierter.

Ständige Veränderungen und damit verbundene Verunsicherungen gehören zu unser aller Arbeitsalltag. Daher tun auch gesunde Unternehmen im Moment gut daran, aktiv an der Stimmung ihrer Teams zu arbeiten und nicht einfach nur zu hoffen, dass alles in bester Ordnung ist. "Wie gut geht es unserer Branche wirklich? Ist mein Arbeitsplatz auch dauerhaft sicher? Ist mein ganz persönliches Familieneinkommen gefährdet?" Diese Fragen stellen sich derzeit nicht nur Arbeitnehmer von Firmen, in denen der Gerichtsvollzieher bereits Stammgast ist. Auch an erfolgreichen und stabilen Unternehmen geht die allgemeine Gesamtstimmung nicht spurlos vorüber. Beinahe jeder kennt in seinem ganz persönlichen Umfeld Menschen, die sehr plötzlich von Arbeitslosigkeit überrascht wurden.
Manchmal werden auch nur einfache, schlichte Veränderungsprozesse hinterfragt: "Wie wirkt sich die aktuelle Situation auf meinen persönlichen Arbeitsplatz aus? Wird sich irgendetwas an meinem Arbeitseinsatz oder meinem Einkommen verändern?"
Gerade jetzt sollten Chefs dafür sorgen, dass sich ihre Mitarbeiter nicht von außen demotivieren lassen. Was ist zu tun?

Transparenz ist wichtiger denn je.


Gerade wenn es dem Unternehmen gut geht, sollten Vorgesetzte ihren Mitarbeitern dies regelmäßig mitteilen. Mitarbeiterversammlungen oder Rundmails eignen sich hier hervorragend. Dabei hängt der Erfolg dieser Maßnahmen entscheidend ab von einer persönlichen und verständlichen Ansprache. Also: keine wirren Folien über "EBITDA" an die Wand werfen, sondern lieber in prägnanten Sätzen erklären, was die Gewinnprognose für das Unternehmen bedeutet.
Auch eine regelmäßige, eventuell sogar wöchentliche E-Mail, die Mitarbeiter direkt von der Absenderkennung ihres CEO erhalten, bringt etwas Ruhe in bewegte Zeiten. Hierbei müssen ja keine Romane verfasst werden, ein kurzer Wochenrückblick mit einigen Stichworten genügt. Markworts Editorial im Focus bietet hier eine prima Stilvorlage.

Chefs sollten sich blicken lassen.


Jeden Tag werden neue Projekte angeschoben oder wieder gestoppt. Minütlich werden wichtige Entscheidungen getroffen. Das merken Mitarbeiter, weil sie dadurch direkt oder indirekt betroffen sind. Findet nun von Seiten der Geschäftsleitung keine aktive Kommunikation statt, wird dies allenfalls als mangelnde Wertschätzung oder Ignoranz interpretiert.
Vorgesetzte sind für Mitarbeiter nach wie vor die glaubwürdigste Informationsquelle! Daher sollten diese Flagge zeigen, so oft sie können: in Mitarbeiterversammlungen, im Intranet oder durch das Versenden von Rundmails. Sehr beliebt sind auch regelmäßige Besuche der Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz, das klassische "management by walking around". Sie kommen bei den Mitarbeitern super an - solange sie sich nicht überkontrolliert fühlen. Daher ist es angebracht, bei dieser Gelegenheit eher mal Anerkennung für die Leistungen zu zollen und weniger nachzubohren ("Was machen Sie da eigentlich den ganzen Tag?").

Unternehmensziele in persönliche Ziele übersetzen.


Das Unternehmen will zehn Prozent der laufenden Kosten einsparen? Wunderbar - doch was hat dies mit mir zu tun? Sie können nicht davon ausgehen, dass Mitarbeiter übergreifende Ziele von selbst verstehen und automatisch erkennen, welchen Beitrag sie selbst dazu leisten können. Nehmen Sie sich Zeit zum "Dolmetschen": Nur so erkennt ein Sachbearbeiter, dass auch seine Telefonrechnung hier einen wertvollen Puzzlestein liefern kann.
Sinnvoll ist auch, Teile der Informationen zur "Holschuld" zu machen. Die größte Gemeinsamkeit von Mitarbeiterbefragungen besteht mit Sicherheit im Kritikpunkt, dass Mitarbeiter sich nicht ausreichend informiert fühlen. Dabei kann dieser Vorwurf ganz einfach ausgehebelt werden, indem Anlaufstellen für interne Fragen klar kommuniziert werden.

  • Veröffentlichen Sie aktiv die E-Mail-Adressen und Durchwahlnummern aller Topführungskräfte mit dem klaren Hinweis, dass dort Fragen platziert werden können. Keine Angst: Sie werden nicht überrollt! Diejenigen, die dieses Angebot nutzen, hätten ohnehin nachgefragt.
  • Kommunizieren Sie eine zentrale Rufnummer als Hotline für interne Fragen. So haben Mitarbeiter eine Anlaufstelle und können nicht mehr sagen, sie hätten nicht gewusst, wie sie an die gewünschten Informationen gelangen sollen.
  • Ebenfalls sehr beliebt und aktiv genutzt werden Live-Chats mit dem CEO. Dieses Instrument ist auch besonders geeignet für sehr große Organisationen mit mehreren Niederlassungen.

© changeX Partnerforum [30.10.2003] Alle Rechte vorbehalten, all rights reserved.

changeX 30.10.2003. Alle Rechte vorbehalten, all rights reserved.

Autorin

Susanne Westphal

Susanne Westphal ist Autorin des kürzlich erschienenen Buchs Unternehmenskommunikation in Krisenzeiten. Sie berät mittelständische Unternehmen im Bereich Kommunikation und coacht Führungskräfte. www.SueWest.de

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