Geistesblitze in der Denker-Koje

Living at Work-Serie | Folge 3 | - Wilhelm Bauer vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) über das Büro der Zukunft.

Damit Wissensarbeiter ihre Kreativität entfalten können, sollte ihnen das Unternehmen nicht einfach einen Schreibtisch und Computer zur Verfügung stellen, sondern auch noch Denker-Kojen, Business-Lounges und Entspannungszonen. Wilhelm Bauer glaubt: Innovative Bürokonzepte werden sich durchsetzen.

Wo findet Wertschöpfung statt? In Zukunft überall. Moderne Technik macht neue Formen der Zusammenarbeit möglich. Der Wissensarbeiter der Zukunft kann zu jeder Zeit und an fast allen Orten daran teilnehmen. Das Büro - als zentraler Arbeitsplatz der Wissensgesellschaft - wächst über seine Grenzen hinaus. Damit ergeben sich auch vollkommen neue Anforderungen an die Gestaltung der Arbeitsprozesse, der Bürogebäude und der Technik. Auch wenn sich Begriffe wie Denk-Zelle, Touch-down-Arbeitsplatz, Just-in-Time-Büro, Clean-Desk-Policy fancy anhören - nicht nur wir vom Fraunhofer Institut diskutieren über virtuelle Unternehmen, Telearbeit, Desksharing und hot desking. Diese Arbeitskonzepte werden zunehmend auch realisiert. Dass an ihnen Interesse besteht, zeigt sich auch an unserem Verbundprojekt OFFICE 21 - es wird nicht vom Staat finanziert, die Gelder dafür kommen aus der Industrie. Dort forschen wir im Moment speziell die Themen Kommunikation, medienorientiertes Arbeiten und teamorientierte Projekte.

Tief greifender Wandel.


Während wir forschen, behalten wir die Entwicklungen der Wirtschaft kritisch im Auge. Vor einigen Jahren haben ich und meine Kollegen das Szenario "Genius" entwickelt. Damals war es hochspekulativ - aber einiges hat sich bereits bewahrheitet. Wie wir vorhergesagt haben, schließen sich kleine Unternehmen und Organisationen zunehmend zusammen, um sich gegen große, global agierende Unternehmen durchsetzen zu können - sowohl projektbezogen als auch über die Staatsgrenzen hinweg. Sie scannen den Markt, erkennen und besetzen lukrative Nischen. Nicht auf Dauer, sondern nur, solange die Geschäftsidee trägt. Um erfolgreich zu sein, versorgen sie sich ständig mit Informationen und Nachrichten.
Auch der Büroalltag hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Ein kleiner Blick zurück: Anfang der 80er Jahre wurde der PC in deutschen Büros eingeführt. Das war für alle Mitarbeiter eine enorme Umstellung. Doch im Grunde wurde lediglich die Schreibmaschine durch ein neues, modernes Arbeitsgerät ersetzt. Heute stehen wir durch das Internet und viele andere Faktoren vor einer Veränderung, die wesentlich tiefgreifender und - laut internationaler Forschungen - nicht aufzuhalten ist. Eine Studie des MIT geht davon aus, dass bis zum Jahr 2020 40 bis 60 Prozent aller Beschäftigten als E-Lancer arbeiten werden, also ohne festen Arbeitsvertrag, weitgehend selbstständig, für verschiedene Arbeitgeber. Ihr Kapital ist ihre Kreativität. Für Deutschland gibt es ähnliche Prognosen.
Auch für Unternehmen wird einer der zentralen Wettbewerbsvorteile die Innovationsdynamik sein. Dafür brauchen sie kreative, dialogbereite Menschen. Denn die klassische Sachbearbeitung ist ganz klar auf dem Rückzug. Doch Kreativität benötigt ein kreativitätsförderndes Arbeitsumfeld. Deswegen existieren auf unserem "Planeten Genius" auch Entspannungszonen, in denen sich die Kreativarbeiter erholen können.
Unternehmen wissen zwar, dass Schulungen alleine nicht reichen, um die Menschen auf diese Zukunft vorzubereiten. Doch nach wie vor wird zu wenig getan. Und nur selten werden die notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt. Neue Bürokonzepte kosten Geld. Doch sie sind notwendig, um die Bedürfnisse der Menschen nach einem "warmen" Arbeitsplatz zu befriedigen.

"Warme" Arbeitsplätze.


In Zukunft wird allerdings nicht mehr jeder einen eigenen Büroplatz haben. Immer mehr Menschen verbringen ihre Arbeitszeit nicht mehr im Büro, sondern beispielsweise beim Kunden. Oft liegt die tatsächliche Nutzung des "eigenen" Büroplatzes nur noch bei fünf bis zehn Prozent seiner Verfügbarkeit, oder 30 bis 50 Prozent der tariflichen Arbeitszeit. Deswegen ist der Schritt in Richtung "Nonterritoriales Büro" - also weg vom eigenen Büro, hin zu individuell buchbaren Räumen - durchaus richtig. Doch neben dem eigentlichen Büroraum mit einer begrenzen Anzahl an Arbeitstischen, Rollcontainern und technischen Ressourcen, die sich die Mitarbeiter teilen, muss es Denker-Kojen, Business-Lounges, Besprechungszonen, Telekommunikationsstationen, Repräsentationsflächen und Rekreationsflächen geben. Denn Kreativität benötigt ein kreativitätsförderndes Arbeitsumfeld. Deswegen existieren auf unserem "Planeten Genius" auch Entspannungszonen, in denen sich die Kreativarbeiter erholen können.
Unser Office 21 in Stuttgart enthält unter anderem eine Rückzugszone, einen kokonartigen Raum, der durch visuelle, akustische und olfaktorische Reize das verknüpfende Denken stimulieren soll. Das funktioniert auch. Doch Unternehmen müssen wissen: Über allen Investitionen, so sinnvoll sie auch sein mögen, steht die Unternehmenskultur. Und die kann man nicht kaufen, man muss sie sich hart erarbeiten. Unternehmen, die in die Zukunft starten wollen, müssen den Willen zum Wandel strategisch verankern. Es reicht nicht, auf einer Mitarbeiterversammlung zu sagen: "Liebe Leute, wir haben jetzt schallschluckende Stoffelemente, Metallvorhänge und flexible Trennwände - also lasst uns beginnen." Vielleicht sind die Mitarbeiter erst einmal begeistert, doch diese Anfangseuphorie flacht in der Regel schnell ab - spätestens, wenn sich nichts ändert und die Routine alle wieder gefangen nimmt.

Die Unternehmenskultur muss stimmen.


Jeder einzelne Manager muss dem Prozess zustimmen, die Ziele kennen, verfolgen und durchsetzen. Außerdem müssen alle Mitarbeiter in den Prozess der Veränderung aktiv mit eingebunden werden. Von Anfang an. Sie müssen mitentwickelt, qualifiziert und gecoacht werden. Natürlich müssen Mitarbeiter sich weiterhin viele Dinge selbst beibringen. Doch die Treiber in einem Unternehmen dürfen den normalen Mitarbeitern nicht davonlaufen. Sie müssen Anschluss halten, sonst zieht sich die Masse in die innere Kündigung zurück - und ist für den Change-Prozess verloren. Denn: Menschen kann man nur bedingt motivieren. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter auf die Reise in die Zukunft nicht nur mitzunehmen, sondern ihnen auch die Möglichkeit zu geben, den Fahrplan mitzugestalten und mit zu entscheiden, in welcher Geschwindigkeit welches Ziel erreicht werden soll. Diese Art der partizipativen Arbeitsgestaltung stellt hohe Ansprüche an die Sensibilität und Professionalität der Projektverantwortlichen und ist kein Job nebenher!
Aber auch die Mitarbeiter selbst werden einige Voraussetzungen mitbringen müssen. Vor allem müssen sie offen sein für Neues. Und sich vor Augen halten: Wie wir in den letzten 50 bis 100 Jahren gelebt und gearbeitet haben, ist nicht gottgegeben. Es ist ein Modell, das wir uns im Zuge der Industrialisierung angeeignet und ausgesucht haben. Und: Es ist ein Modell, mit dem viele Menschen unzufrieden sind. Stichwort: Work-Life-Balance. Die wenigsten sehen sich in der Lage, Beruf und Privatleben zu verbinden. Deswegen sollten wir der pluralen Arbeitsgesellschaft nicht nur kritisch begegnen. Bislang gab es nur eine Regelarbeit, ein Normalarbeitsverhältnis. Wer sich diesem Schema nicht gebeugt hat, hatte es in unserer Gesellschaft sehr schwer. Jetzt haben wir die Chance, unser (Arbeits-)Leben neu auszudifferenzieren und aktiver zu gestalten. Dass das nicht von heute auf morgen geht, ist klar. Die 9-to-5-Denke steckt uns tief in den Knochen. 20 bis 25 Jahre werden wir brauchen, bis die neue Art zu arbeiten auf breiter Basis steht. Das heißt aber nicht, dass wir uns noch ein Jahrzehnt lang zurücklehnen können. Gewinner sind diejenigen, die den Weg von Anfang an beschreiten.

Kommunikation und Innovation - zwei Seiten einer Medaille.


Die Unternehmen der IT- und Kommunikations-(TIME)-Branche sind sicherlich Vorreiter all dieser Prozesse. Doch auch die ersten Banken, Versicherungen und sogar Anwaltskanzleien ziehen nach. Dass die TIME-Unternehmen weiter sind, liegt einfach daran, dass sie sehr viel früher damit begonnen haben, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren - und auf Papier so weit wie möglich zu verzichten. Wer viele Laufmeter Akten im direkten Zugriff benötigt, kann nur mit großen Einschränkungen in einem Shared-Desk-Büro arbeiten.
Wir müssen aber nicht nur unsere Geschäftsprozesse digitalisieren. Auch die Kommunikation spielt eine wichtige Rolle. Nicht umsonst stehen Länder, in denen die Deregulierung der Telekommunikationsmärkte sehr zügig voranschreitet, in puncto "flexible Gestaltung von Arbeit" an der Spitze. Allen voran Finnland und die Niederlande. Die moderne Dienstleistungs- und Wissensgesellschaft basiert geradezu auf der Vernetzung und damit der Kommunikation zwischen Mensch und Maschine, aber vor allem zwischen Mensch und Mensch. Deswegen ist die professionelle und zielgerichtete Kommunikation ein Schlüssel zum Erfolg. Auch wenn sich nach wie vor manche quer stellen: Technologien wie UMTS, Wireless-LAN und Bluetooth gehören im Moment zu den Schlüsseltechnologien. Ohne sie können wir moderne Arbeitsformen nur bedingt entwickeln. Dass flexible Arbeitsformen und Innovation miteinander zu tun haben, sieht man allein an den Innovationskennzahlen - Finnland und die Niederlande liegen weit vorne.
Diese Beispiele machen Mut. Was wir brauchen, ist eine Kultur, die Neuerungen gegenüber aufgeschlossen ist und eine umfassende, offene Kommunikation zwischen den Menschen nicht nur zulässt, sondern begrüßt. Das gilt für die Gesellschaft genauso wie für Unternehmen.

Übersicht aller bereits erschienenen Beiträge der "Living at Work-Serie".

English version: PDF-File.

Wilhelm Bauer leitet das Competence Center New Work am Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Er und seine Kollegen forschen zu Fragen wie: Wie werden wir in Zukunft arbeiten? Wie muss ein Büro aussehen, um optimale Produktivität zu erzielen?

www.nw.iao.fhg.de
www.office21.de

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Vom 19. bis 23. Oktober 2004

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Autor

Wilhelm Bauer

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